الفصل الحادي عشر
دز فهد محمد بن جمعه
خطة العمل
BUSINESS PLAN
"أفضل استعداد جيد لعمل الغد أن تعمل عملا ًجيداً اليوم" (Elbert Hubbard, 1856-1915(
يتم استعمال مصطلحات مختلفة تتعلق بعملية التخطيط، مثل: خطة العمل، استراتيجية العمل، استراتيجية التسويق، خطة العمل الاستراتيجية، خطة المبيعات، مع أن جميعها تقوم على نفس الأسس والمبادئ، إلا أن خطة العمل تتطلب تحديد ما هو مطلوب عمله.
تعريف خطة العمل:
إنها وثيقة تحدد عناصر الخطة التي تحتوي على: الرسالة، غرض العمل، البيئة الداخلية والخارجية، التنبؤ بالمشاكل قبل حدوثها، فهي تلخص الأهداف لتشغيلية والمالية للعمل، وتحتوي على تفاصيل الخطة والميزانية، وتوضح كيفية الوصول إلى تلك الأهداف.
إنها خطة تفصيلية للعمل من ناحية: التسويق، الإدارة، الموارد البشرية، المالية قصيرة الأجل (سنة واحدة).
فضلاً عن إشتمالها على عمل التنبؤات والتوقعات المالية والتسويقية التي تحدد أداء العمل، ويتم كتابتها مرة واحدة، بينما يدخل عليها بعض التعديلات مع الوقت، وحسب المتغيرات الجديدة.
أهم أهداف خطة العمل:
· تساعد على تحديد الفرص المتاحة، وحدود السوق المستهدف.
· تصبح دليلاً إرشادياً للمبادر لكي ينظم ويخطط لأعماله.
· أداة هامة من أجل الحصول على التمويل المالي.
· تصبح مقياساً لتقييم التقدم نحو الأهداف، والسيطرة على اتخاذ القرارات المستقبلية.
أهداف الخطة الخارجية:
وهي موجهة للمستثمرين، والبنوك، والمقرضين، لذا سوف يتلقون الخطة التي تشمل:
- وثيقة فرص العمل Business Opportunity Document:
وأهم عناصرها:
1. الفرصة لكل من المستثمر والمقرض.
2. العمل وأهم أشخاص في الإدارة.
3. وصف التقنية.
4. وصف المنتج أو الخدمة.
5. تحلي الأسواق المستهدفة.
6. الأداء المالي والتوقعات.
7. المدفوعات للمستثمرين والمقرضين، فقط عندما تكون التدفقات النقدية ايجابية يتم استكمالها.
- خطة العمل.
- خطاب العرض أو التصور.
العوامل الخارجية:
1. تحليل العوامل الخارجية المؤثرة على الصناعة.
2. تحليل الصناعة.
أهداف الخطة الداخلية:
وهي موجهة لأعضاء الإدارة، الموظفين، المستشارين، لذا سوف يتلقون الخطة التي تشمل:
- خطة العمل.
- الخطة الاستراتيجية.
- الميزانية والتنبؤات.
الخطة الداخلية:
الخطة الاستراتيجية الداخلية لابد أن تشمل الأقسام التالية:
1. الرؤية Vision Statement ما نرغب أن نكون عليه؟
2. الرسالة Mission Statementt ماذا نعمل؟
3. Values Statement القيم كيف نعمله؟
4. تحديد الغايات Goals: نمو الدخل، إرضاء الزبائن، الاستعمال الأفضل للتقنية.
5. وصف العمل: المنتج أو الخدمة.
6. السوق: تقييم مستمر للسوق.
7. أهداف محددة Objectives: قابلة للقياس، واقعية، ممكن إنجازها.
8. النمو والتوسع الخارجي والداخلي.
العوامل الداخلية:
1. تحليل نقاط القوة والضعف المالية، التسويقية، التشغيلية، البشرية، التقنية.
2. الاستعمال المالي، التسويقي، التشغيلي، البشري، التقني.
3. خطة إجرائية Actions Plan من سوف يعمل هذا وذاك، وما هي التكلفة المرتبطة بكل عمل.
كتابة خطة العمل:
إن المهمة الأولية لخطة عملك أن تكتب الخطوات التي تستطيع من خلالها، تقييم جميع العناصر الاقتصادية المتوفرة لعملك، ووصفها، وتحليل المستقبل المنظور لعملك، من خلال ما تم إنجازه في الماضي إن وجد، فخطّة العمل ترجمة مكتوبة لمجموعة من الأفكار التي تريد إنجازها قبل أن تبدأ عملك، وكيف توظف مواردك المتوفرة لديك، من أجل تحقيق أهدافك في المديين القريب والبعيد.
إنها ترسم اتجاه عملك طبقا لفترة زمنية معينة من خلال تقدمك في أداء أعمالك التشغيلية، حتى تستطيع تقييم وقياس مدى تقدّم أدائك طول تلك المدة الزمنية مما يجعلك قادراً على تحديد نقاط القوة والضعف في خطتك، حتى يتم تعديلها طبقاً لتلك النقاط، وتحقيق أقصى عائد ممكن على استثماراتك، لذلك تكون خطة العمل خطوة مهمة لأي شخص يريد أن يمتلك عمله بغض النظر عن حجمه.
إن من الأخطاء الشائعة بين أصحاب الأعمال الصغيرة أنهم يتجاوزون عمل الخطة، مع أن إعدادها قد يكون سهلاً عندما يكون صاحب العمل قد فهم الخطوات التي تقوم عليها تلك الخطة، من خلال خبرته في أعمال سابقة، أو من قراءته لبعض الكتب التي تحتوي على عينات مختلفة لكتابة خطة العمل، واستعماله لبعض البرامج المصممة لكتابة خطة العمل.
ففي هذا الجزء سوف نطور لك خطة سهلة تستطيع ن تتابع خطواتها وتطبيقها في إدارة أعمالك، وعليك إدخال بعض التعديلات البسيطة التي تناسب طبيعة عملك. وكما هو معروف؛ إن معظم الذين يبدؤون أعمالهم ليست لديهم الرغبة في كتابة خطة عمل لهم، فلا تكن واحداً من هؤلاء الأشخاص، وأنصحك بأن تقوم بتتبع خطوات الخطة التالية، التي حاولت أن أجعلها نموذجاً سهلاً يمكن تطبيقها على عملك، مهما كان، سواء في مجال المنتجات أو الخدمات، ويسهل استعمالها في (مايكروسوفت وورد) لكي تقوم بتعديلها لتتناسب مع طبيعة عملك.
عناصر الخطة:
إن أهمية إعداد خطة العمل يكمن في توفر العناصر التالية:
1. تحديد حجم التمويل والاستثمار الذي تحتاجه وتستعمله كأداة بيع في تعاملك مع المستثمر أو المُموّل (المقرض).
2. إعطاء انطباعات أولية وهامة عن عملك: لذا يصبح ترتيب الخطّة بشكل جيد ضرورياً للمستثمر، حتى يستطيع تقييم اقتراح تمويلك وتقييمك كمدير عمل، إنك تستخدمها للحصول على الآراء والنصائح من الناس، ومنهم الذين يعملون في نفس الحقل الذي تعمل فيه، وهم الذين سوف يعطونك أراء قيمة، فأصحاب الأعمال يتبعون دائماً طرقهم المعتادة عندهم، بينما أراء الخبراء قد توفر عليك الوقت والجهد الكبير.
3. تكون ملزمة لك كما وضعتها: لذا عليك أن تكون قادراً على تكريس جهدك وعدم الخروج عن مسار الخطّة حتى لا تجد نفسك في موقف حرج، فلديك الوقت الكافي لتنظر إلى الأمام، وتتجنّب المشاكل قبل ظهورها.
4. تكون واقعية: عليك تحديد الأولويات وتركيز جهدك على أهمها، باستخدام المعلومات الهامة والتحليلات التي تساعدك على ترتيب تلك الأولويات حسب أهميتها ومنفعتها.
5. تكون قادراً على تمييز منتجاتك أو خدماتك: فتميزها عن غيرها في نظر زبائنك وسوقك، من خلال استراتيجية تسعيرك، حتى تكون لك قدرات تنافسية تحقق لك النجاح.
إن تلك العملية تؤدي إلى اكتشاف الميز التنافسية في أغلب الأحيان، أو فرص جديدة بالإضافة إلى اكتشاف النواقص في خطّتك.
عليك أن تقضي بعض الوقت (4-5 ساعات) كلّ شهر لمراجعة خطّتك وعمل التعديلات اللازمة إذا لزم الأمر، مما سيوفر عليك الوقت والجهد والمال في المدى البعيد، ويحمي عملك من المخاطر المستقبلية، ففي الخطة العزيمة، فعليك أن تجعل التخطيط جزءاً لا يتجزأ من أسلوب إدارتك.
ما الذي يجب عليك أن تعمله في إعداد خطة عملك؟
· أن لا تكون مفرطاً في تفاؤلك، وإنما عليك أن تكون متحفظاً، وأن تتنبأ بقيمة رأس المال المطلوب، والخطة الزمنية، والمبيعات والأرباح، إن الخبرة في مجال الأعمال أثبتت أن الكثير من أصحاب الأعمال يخطئون في توقعاتهم بشأن تحديد تلك المبالغ والخطة الزمنية.
· أن تضع الاستراتيجيات التي تهدف إلى تنويع أعمالك إذا وجدت الرغبة لديك.
· أن تستعمل لغة بسيطة عند شرحك خطوات خطتك ومحتوياتها الهامة، وجعلها سهلة القراءة والفهم.
خطوات كتابة خطة العمل:
تبدأ كتابة خطة العمل بالخطوات التالية:
1. المقدمة.
2. ملخص على مستوى الإدارة العليا (الملخص القيادي): يتم إعداده بعد كتابه الخطة كاملة، وهدفه أن يتحدث عن الخطة بطريقة مقنعة لمن يرغب في قراءتها من مستثمرين متوقعين أو مقرضين، حتى يحفزهم على قراءة الخطة بأكملها.
3. تحليل الصناعة: حجم الصناعة، معدل نموها، حدة المنافسة.
4. خطة التسويق: تكتب أولاً، لأن قرارات التسويق تحدد الموارد التي تحتاجها الشركة في كل وحدة إنتاجية.
5. خطة التنظيم: كيف يمكن تنظيم العمل هيكلياً من أجل رفع فعالية وكفاءة الإدارة، بالقدر الذي يجعلها قادرة على تنفيذ خطة عملها، وتحقيق غاياتها التسويقية، من خلال تحديد مهارات المدراء والعاملين ومهامهم ومسؤولياتهم.
6. خطة الإنتاج وخطة الموارد البشرية: يجب أن تقرر فيما إذا كنت ستقوم بعملية الإنتاج كاملة بنفسك، أو من خلال التعاقد_سواء كان كاملاً أو جزئياً_وما هي الآليات التي سوف تحتاجها خطة التسويق، وما هي تكلفة صنع المنتج، وما هي حاجة عملك للتمويل مستقبلياً.
7. الخطة المالية:
· ملخص للمبيعات والمصاريف المتوقعة، الأرقام الشهرية يجب تقييمها لمدة أكثر من سنة، أهمية الفترة يعتمد على طبيعة المنتج واستقرار السوق.
· أرقام التدفقات النقدية يجب تقييمها لنفس الفترة السابقة، فالشركة تحتاج إلى دفع تكاليف فواتيرها في وقت استحقاقها.
· التنبؤ بقائمة الموازنة التي تعرض الوضع المالي للشركة عند إعدادها.
8. الملحقات: قائمة الأسعار، التنبؤ الاقتصادي، الإحصائيات الدموغرافية، تحليل السوق.
استراتيجية التنفيذ:
إن الخطوتين المهمتين عند الانتهاء من خطة العمل هما:
1. الاتصالات:
يعتمد نجاح تنفيذ الخطة على مدى فعالية الاتصالات بين المدراء والموظفين، وقدرة المدراء على توضيح الخطة لهم، وما هو متوقع منهم، فكلما كان الموظفون على فهم كبير بالخطة كلما كان الموظفون في موقف أفضل لتبني التعليمات وتنفيذها بشكل مباشر، مما يقلل من التعقيدات وتطبيق نظام تحكم أقل تكلفة، وهكذا تصبح الاتصالات عاملاً حاسماً في تحفيز ومشاركة الموظفين في العملية، مما يجعلهم أكثر حرصا ًعلى تنفيذها وتحقيق النتائج المتوقعة.
2. الجدولة:
يعتمد نجاح عملية التنفيذ على الجدول الزمني الذي يكون أكثر واقعية، ويستوعب فترة التحول وتدريب العاملين ورفع الإنتاجية المتدنية وتقليص حجم الأخطاء والتباطؤ خلال التنفيذ، إن عملية الجدولة يجب أن تشمل وقت متابعة الخطة وتقييمها إتجاه التنفيذ الكامل.
نظام القياس والتحكم:
كل عمل يحتاج إلى تطوير نظام يقيس ويتحكم في التقدم اتجاه الأهداف الاستراتيجية، فهناك مواصفات تميز بين نظام التحكم الفاعل وغير الفاعل:
1. التقييم:
يجب أن تكون أهدافك لتشغيلية واضحة واقعية يمكن قياسها، لذا عليك أن تشرح كيف يتم أداء عملك بالنسبة لأهدافك بكل حرص، فكلما اتسعت الفجوة بين أداء عملك ووصولك إلى أهدافك المتوقعة، كلما زادت احتمالية إخفاقك في تحقيق أهدافك، مما يدل على أنك قيمت عملك بأكثر من قيمته مما جعلك تتجاهل تأثير العوامل الداخلية والخارجية عليه، فإذا كان تقييمك لأهدافك مبالغاً فيه عجز موظفوك عن الوصول إليها.
2. المعايير:
إن نظام السيطرة والتحكم يجب أن يشتمل على أرقام محددة تقيس الأداء، فكلما كانت مواصفاتك مرتبطة مباشرة بأهداف خطتك، كلما كان من الأسهل أن تصبح قادراً على تأسيس نظام قياسي وفاعل.
3. مقاييس تصحيحية:
إن اتخاذ أي قرار لتصحيح المشاكل التي قد يواجهها عملك يجب أن يهتم مباشرة بالفرق بين المخطط له (المتوقع) والنتائج الحقيقية، لكن في عالم الأعمال والتطور التقني أصبح من الصعب تحديد تلك المشاكل، فعند تأسيسك لنظام تحكم فاعل عليك أن تسأل نفسك الأسئلة التالية لأنك تحتاج إلى اتخاذ خمسة قرارات رئيسية لتفعيل الأداء:
· هل ستستخدم السلوك أو التحكم في الإنتاج؟
من السهل أن تطور نظام تحكم في الإنتاج لأنه متعلق مباشرة بالأهداف، ولكن في الكثير من الأعمال لا يكون هذا النظام فاعلاً، نتيجة للترابط غير المباشر بين الإنتاج والعمليات اليومية، والإنتاج في الأجل الطويل.
· هل تتوفر لديك وسائل وطرق لقياس التقدم في الأداء؟
انه من الأفضل أن يكون لديك مقياسين احدهما يقيس أداء العمل والأخر يقيس أداء الشركة. وعليك أن لا تقحم نفسك في عدد مرتفع من المواصفات والمقاييس حتى لا تصبح التكلفة باهظة عليك.
· هل ركزت على نظام تحكم بشكل صحيح؟
إن الترابط والتشابك بين عمليات الإنتاج والتقنية مهم للغاية، فضيق نطاق تحكمك يبعدك عن معرفة المشاكل المعقدة، فمهما تقوم به من عمليات تصحيحيه فلن تفيدك شيئاً.
4. كيف تحدد أوقات التقييم؟
يمكنك متابعة عملية إنجاز ما تهدف إليه خطتك في بعض الحالات، ولكن التقييم المستمر والمتكرر قد لا يكون متاحاً لك.
5. هل تستعمل نظام العقاب والثواب فتعاقب فقط لكي يتم تصحيح الخلل؟
كلاهما عادة تستعمل، فنظام العقاب يترك شعوراً سلبياً ويزيد من الفشل، ويحتاج إلى المزيد من الوقت من المراقبين، بينما نظام الثواب يحفز على العطاء الإيجابي، ولكن يحتاج إلى مراقبة ومتابعة يومية.
